OPTIMALISASI PERAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DI BABEL

Pemerintah pada hakekatnya adalah pelayan masyarakat, ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tapi juga untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreatifitasnya demi mencapai tujuan bersama, karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan publik yang baik dan profesional. Salah satu pelayanan yang diberikan oleh Pemerintah kepada masyarakat adalah Pelayanan terhadap Informasi dan dokumentasi yang dituangkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2018 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Bahwa hak memperoleh informasi adalah hak asasi manusia dan keterbukaan Informasi Publik merupakan salah satu ciri penting Negara Demokrasi yang menjujung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik. 

Pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dilayani oleh Pejabat pengelolan Informasi dan dokumentasi (PPID) utama yang diamanatkan kepada Kepala Biro Humas dan Protokol Sekretariat  Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu yang diamanatkan kepada seluruh Sekretaris Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sesuai dengan SK Gubernur Nomor 188.44/584.a/IX/2018 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Dalam pelaksanaanya, PPID Utama sebagai Koordinator PPID Pembantu dan PPID Pembantu sebagai penghasil data dan informasi dari masing-masing perangkat daerah yang merupakan bahan dasar bagi PPID utama dalam memberikan pelayanan informasi dan dokumentasi bagi masyarakat.  Jenis informasi yang harus disiapkan oleh PPID Pembantu dalam mendukung kinerja PPID utama dalam memberikan pelayanan Informasi kepada masyarakat secara langsung sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik No.14 tahun 2008 antara lain adalah :

  1. Informasi   yang  wajib  disediakan dan diumukan secara berkala
  1. Informasi yang berkaitan dengan Badan Publik
  2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait
  3. Informasi mengenai laporan keuangan
  4. Informasi yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
  1. Informasi   yang  wajib  diumumkan       secara Serta-merta
  1. suatu  informasi  yang  dapat  mengancam  hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
  1. Informasi yang Wajib Tersedia Setiap Saat
  1. Daftar seluruh Informasi Publik yang berada di bawah   penguasaannya, tidak   termasuk informasi yang dikecualikan;
  2. Hasil keputusan Badan Publik dan pertimbangannya;
  3. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;
  4. Rencana kerja proyek termasuk di    dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan Badan Publik;
  5. Perjanjian Badan Publik dengan pihak ketiga;
  6. Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang    terbuka untuk umum;
  7. Prosedur kerja pegawai Badan Publik yang berkaitan dengan  pelayanan masyarakat; dan /
  8. Laporan mengenai pelayanan akses Informasi Publik sebagaimana diatur dalam  Undang-Undang ini.

Dalam pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID pembantu terutama dalam menyiapkan data dan informasi tersebut di atas secara berkala belum dilaksanakan secara optimal. sehingga sangat mempengaruhi terhadap pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat yang dilakukan oleh PPID utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) yang dilaksanakan oleh unit-unit kerja di dalam kelembagaan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) tidak bisa berjalan maksimal, sehingga pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat juga menjadi tidak efektif.

Berbagai peran, salah satunya sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Tugas yang dilakukannya antara lain menerima permohonan informasi publik dan melakukan kajian apakah permohonan tersebut dapat diterima atau ditolak. Keberadaan PPID utama yang dijalankan dan dikelolah oleh Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung membuat keadaan pelayanan yang diberikan kurang memuaskan masyarakat. Karena pelayanan informasi kepada masyarakat sangat dipengaruhi sekali oleh informasi dan data dari PPID pembantu yang harus disampaikan secara berkala kepada PPID utama yang belum dilakukan, maka keberadaannya membuat pemenuhan informasi ke masyarakat menjadi terkendala.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan salah satu dari beberapa amanat yang ada dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik yang harus dipenuhi badan publik agar dapat memberikan pelayanan informasi yang baik dan berkelanjutan. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.

Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008. Kemudian dijabarkan dalam peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010  untuk Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi publik dan dalam pelayanan informasi kepada masyarakat oleh pemerintah daerah dilakukan dengan merujuk kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanaan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Dalam Permendagri Nomor 3 Tahun 2017 dalam Pengelolaan Pelayanaan Informasi dan Dokumentasi kepada masyarakat dilakukan oleh Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) utama yang dalam hal ini dijabat oleh Kepala Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pembantu yang dijabat oleh seluruh Sekretaris Perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Dimana dalam pelaksanaanya memiliki perbedaan tugas dalam memberikan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat.

Pembagian tugas antara PPID Utama dan PPID pembantu tertuang dalam pasal 12-14 Permendagri Nomor 3 tahun 2017 yang menjadi rujukan masing-masing Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) baik PPID utama maupun PPID pembantu dalam memberikan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat. PPID Utama bertugas: a.) menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi; b.) menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi; c.) mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu; d.) menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik; e.) melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik; f.) melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang dikecualikan; g.) melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; h.) menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat; i.) melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu; j.) melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan; k.) mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan; l.) menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi; dan m.) membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri dan Keputusan Kepala Daerah.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, PPID Utama berwenang: a.) menolak memberikan informasi dan dokumentasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b.) meminta dan memperoleh informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya; c.) mengoordinasikan pemberian pelayanan informasi dan dokumentasi dengan PPID Pembantu yang menjadi cakupan kerjanya; d.) menentukan atau menetapkan suatu informasi dan dokumentasiyang dapat diakses oleh publik; dan e.) menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi.

PPID Pembantu bertugas: a.) membantu PPID Utama melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya; b.) menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan; c.) melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; d.) menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima; e.) mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Kementerian Dalam Negeri/Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah masing-masing menjadi bahan informasi publik; dan f.) menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai dengan kebutuhan.

Dalam pelayanan informasi tersebut baik PPID Utama maupun PPID Pembantu difasilitasi di dalam suatu kelembagaan yang bernama Pengelola pelayanan Infromasi dan Dokumentasi (PLID) yang strukturnya terdiri dari Pembina, Pengarah, Tim Pertimbangan, PPID Utama, PPID Pembantu, dan Bidang pendukung yang meliputi Sekretariat PLID, Bidang pengolahan data dan Klarifikasi informasi, Bidang pelayanan Informasi dan Dokumentasi serta Bidang Fasilitasi sengketa infromasi. Untuk mengefektifkan pelayanan infromasi dan dokumentasi kepada masyarakat tersebut disusunlah Standar Oprasional Prosedur (SOP) siapa melakukan apa yang terdiri dari:

    1. SOP Penyusunuan Daftar informasi publik
    2. SOP pelayanan Permohonan Informasi Publik
    3. SOP Uji Konsekuensi Infromasi Publik
    4. SOP Penangan Keberatan Informasi Publik
    5. SOP Fasilitasi Sengketa Infromasi

Selanjutnya pelayanan informasi dan dokumentasi yang sudah dituangkan kedalam Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut dilakukan pelayannya pada Ruang informasi Pelayanan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat RIPD yang dikelola oleh Biro Humas dan Protokol setda Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung lengkap dengan bidang pendukung yang sesuai dengan kelembaga PLID yang dibentuk.

Tetapi dalam pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat yang dilakukan oleh PPID utama dengan kelembagaan PLID yang sudah dibentuk melalui Ruang informasi Pelayanan Dokumentasi (RIPD) dengan perangkat dan SOP yang telah disiapakan tersebut, sangat dipengaruhi  sekali oleh informasi, data dan dokumentasi yang harus disiapkan oleh PPID Pembantu, minimal setiap 6 bulan sekali harus disampaikan kepada PPID Utama untuk dikelola infromasi tersebut direkap dan disimpan secara baik oleh bidang-bidang pendukung yang telah tertuang dalam kelembagaan PLID. Pelayanan tersebut dilakukan pada Ruang Informasi Pelayanan Dokumentasi (RIPD) yang telah disiapkan untuk pelayanan infromasi kepada masyarakat. Sehingga kualitas pelayanan infromasi dan dokumentasi yang dilakukan PPID utama kepada masyarakat sangat tergantung dari pelayanan PPID pembantu kepada PPID utama terkait dengan informasi dan data pada perangkat daerah masing-masing yang secara rutin harus disampaikan kepada PPID utama dan akan dikelola untuk diinformasi kepada masyarakat.

Hal lain yang tidak kalah penting dalam memberi jaminan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat adalah ketersediaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus diimplentasikan dalam memberikan pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID utama secara berkala. Standar Operasional Prosedur (SOP) yang belum jelas sehingga mengakibatkan pada pelayanan informasi dan data dari PPID Pembantu kepada PPID Utama tidak maksimal. Belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) diinternal PPID pembantu dalam menghasilkan data dan informasi yang dikeluarkan oleh bidang dan sub bidang di masing-masing perangkat daerah. Kemudian belum ada juga Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Norma Standar pedoman kriteria (NSPK) terhadap alur pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Sehingga hal tersebut mengakibatkan pelayanan informasi yang dilakukan oleh PPID utama melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) kepada pemohon informasi menjadi kurang optimal.

Dilihat dari ketersedian Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam memberikan jaminan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat belum seluruhnya tersedia dari yang sudah diamanatkan dalam Permendagri Nomor 3 tahun 2017. Kemudian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tidak kalah pentingnya adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk internal PPID pembantu dan Standar Operasional Prosedur (SOP) alur Informasi dan data yang secara berkala harus disampaikan dari PPID pembantu kepada PPID Utama yang mana amanat tersebut belum tertuang dalam permendagri Nomor 3 tahun 2017. Sehingga hal tersebut diatas belum bisa memberi jaminan pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID Utama selaku Pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi secara maksimal.

 

 

 

 

 

Penulis: 
Fajrina Andini (Pranata Humas Terampil Mahir)
Sumber: 
Humas dan Protokol