Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Publik Tergantung Pada 5 Aspek

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung harus memperhatikan lima aspek penting, tangibles (berwujud), reliability (kehandalan), responsiveness (daya tanggap), assurance (jaminan), dan empathy (empati) dalam memberikan pelayanan kepada PPID Utama selaku Pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi dari Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

Pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dilayani oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama yang diamatkan kepada kepala Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu yang diamanatkan kepada seluruh Sekretaris Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sesuai dengan SK Gubernur No. 188.44/584.a/IX/2018 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

Pelayanan informasi publik yang sudah dituangkan kedalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dilakukan pelayanannya pada Ruang Informasi Pelayanan Dokumentasi yang (RIPD) yang dikelola oleh Biro humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung lengkap dengan bidang pendukung yang sesuai dengan kelembagaan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) yang dibentuk.

Tetapi dalam pelaksanaannya pelayanan informasi dan dokumentasi kepada masyarakat yang dilakukan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Utama dengan kelembagaan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) yang sudah dibentuk melalui Ruang Informasi Pelayanan Dokumentasi (RIPD) dengan perangkat dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah disiapkan tersebut, sangat dipengaruhi  sekali oleh informasi, data dan dokumentasi yang harus disiapkan oleh PPID Pembantu, minimal setiap 6 bulan sekali harus disampaikan kepada PPID Utama untuk dikelola infromasi tersebut direkap dan disimpan secara baik oleh bidang-bidang pendukung yang telah tertuang dalam kelembagaan PLID.

Pelayanan tersebut dilakukan pada Ruang Informasi Pelayanan Dokumentasi (RIPD) yang telah disiapkan untuk pelayanan informasi kepada masyarakat. Sehingga kualitas pelayanan infromasi dan dokumentasi yang dilakukan PPID utama kepada masyarakat sangat tergantung dari pelayanan PPID Pembantu kepada PPID utama terkait dengan informasi dan data pada perangkat daerah masing-masing yang secara rutin harus disampaikan kepada PPID utama dan akan dikelola untuk diinformasi kepada masyarakat.

Dalam menjunjung tinggi keterbukaan informasi publik, maka perlu dilakukan peningkatan kualitas pelayanan informasi publik, dalam hal ini kualitas pelayanan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di seluruh lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang dilihat dari aspek tangibles (berwujud), reliability (keandalan), responsiveness (daya tanggap), assurance (jaminan), dan empathy (empati).

Tangibles (berwujud), Suatu pelayanan tidak bisa dilihat, tidak bisa dicium dan tidak bisa diraba, maka aspek tangibles menjadi penting sebagai suatu ukuran terhadap pelayanan. Pelanggan akan menggunakan indra penglihatan untuk menilai suatu kualitas pelayanan. Fasilitas fisik peralatan yang digunakan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu pada setiap Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sudah cukup memadai.

Artinya peralatan yang digunakan sudah canggih seperti penggunaan jaringan internet. Pemanfaatan jaringan internet dapat dilihat dari adanya website setiap perangkat daerah yang dilengkapi dengan konten PPID pembantu tetapi ada beberapa website perangkat daerah yang masih belum dilengkapi dengan konten PPID pembantu. Konten tersebut terdiri dari informasi 1.) Daftar Infromasi publik; 2.) Permohonan Informasi; 3.) Pengajuan Keberatan; 4.) Pengajuan Sengketa ke KID; 5.) Pengajuan Sengketa ke Pengadilan. Kemudian  website tersebut juga merupakan salah satu alat yang digunakan PPID Pembantu untuk membagi informasi publik berdasarkan klasifikasinya.

Keberadaan peralatan canggih yang digunakan sangat membantu pelayanan informasi publik yang diberikan oleh PPID pembantu kepada masyarakat langsung atau pun kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Infromasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu yang berada disetiap Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepualuan Bangka Belitung memberikan pandangan bahwa tampilan fisik/wujud pelayanan yang diberikan kepada masyarakat pengguna jasa informasi publik dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) utama sudah ditunjukkan dengan pemberian pelayanan yang menggunakan peralatan yang canggih (peralatan yang memadai pelaksanaan tugas). Hal tersebut menyimpulkan bahwa PPID Pembantu sudah memberikan pelayanan yang berkualitas dari segi fisiknya seperti peralatan yang digunakan melayani.

Meskipun hasil yang dikemukakan sudah menunjukkan bahwa peralatan yang digunakan sudah menggunakan komputer dan internet, namun hal tersebut belum tentu dapat menunjang kualitas pelayanan yang diinginkan oleh masyarakat dan PPID utama, karena masih terdapat pelayanan PPID pembantu yang belum sepenuhnya sesuai keinginan masyarakat dan PPID utama yang dilayani. Peralatan yang digunakan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam memberikan pelayanan belum sepenuhnya mendukung pelaksanaan pelayanan informasi publik yang berkualitas.

Hal itu dapat dilihat dari konten Daftar Informasi Publik yang tidak update berdasarkan klasifikasi informasi dan waktu yang harus diinformasikan kepada masyarakat. Kemudian informasi dan data tersebut tidak disampaikan secara berkala kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat untuk dikelola informasinya dan diklasifikasiakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap pelayanan dari PPID pembantu itu sendiri dalam mendukung kinerja PPID utama sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang pembagian tugas antara PPID Utama dengan PPID pembantu yang salah satu tugasnya sesuai dengan pasal 14 ayat 1 point b menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan .

Gambaran yang dikemukakan terkait dengan peralatan yang digunakan PPID pembantu dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat dan PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan dokumentasi (RPID)bagi masyarakat masih perlu ditingkatkan. Ini artinya bahwa pelayanan PPID pembantu dalam hal peralatan masih kurang, sehingga perlu ditingkatkan.

Hasil tersebut mengindikasikan bahwa pelayanan yang diberikan PPID pembantu sudah didukung oleh peralatan yang memadai, namun peralatan yang digunakan belum secanggih yang digunakan oleh daerah lain dalam hal pelayanan informasi publik. Hasil tersebut juga mengisyaratkan bahawa peralatan pelayanan PPID pembantu dan peralatan PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat masih perlu peningkatan yang tujuannya utamanya adalah mempermudah pemohon informasi memperoleh data informasi yang dibutuhkan, selain itu keberadaan pelayanan yang mempermudah masyarakat mengakses informasi merupakan tuntutan dari undang-undang keterbukaan informasi publik.

Selain menganalisis fasilitas fisik peralatan yang digunakan, maka selanjutnya dapat dilakukan analisis terhadap penampilan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang penampilanya sudah sangat baik dan PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang dikelola oleh Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, yang anggota atau pegawainya adalah pegawai dari Biro Humas dan Protokol penampilanya juga sudah sangat baik, sehingga dalam pemberian pelayanan sudah menunjukkan penampilan selayaknya pegawai pemerintah yang dalam hal ini pegawai negeri sipil. Pegawai di PPID pembantu maupun utama sudah menggunakan pakaian yang rapi dan sopan dalam memberikan pelayanan informasi publik.Hal itu ditunjukkan dengan penggunaan PDH maupun Linmas yang sudah diatur dalam aturan.

Berdasarkan hasil pembahasan terkait dengan tangibles (berwujud) dalam memberikan pelayanan informasi publik di PPID  pembantu pada Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, maka disimpulkan bahwa fasilitas fisik peralatan yang digunakan belum sepenuhnya sesuai keinginan masyarakat dan PPID pembantu meskipun sudah menggunakan komputer yang terhubung jaringan internet masih perlu ditingkatkan, serta masih belum ter-updatenya data Daftar informasi publik dan belum disampaikan data dan infromasi tersebur secara berkala kepada  PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Namun dalam hal penampilan, pegawai atau anggota PPID pembantu atau pun utama menunjukkan penampilan yang rapi dan sopan dengan penggunaan Pakaian Dinas Harian (PDH) ataupun Linmas yang telah diatur dalam kepegawaian.

Reliability (Kehandalan), Kehandalan dalam pelayanan merupakan salah satu aspek dalam suatu pelayanan yang berkualitas. Pelayanan berkualitas dapat diciptakan dengan tingkat kehandalan yang memadai. Reliability (kehandalan) yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah kehandalan pelayanan yang ditunjukkan melalui kemampuan melakukan layanan yang akurat sesuai yang dijanjikan. Loveloc & Wright dalam Gunawan dan Djati (2011:33) yang menyatakan perlu ada kesesuaian antara pelayanan yang diberikan dengan apa yang dibutuhkan dari waktu ke waktu.

Pegawai pemberi layanan di PPID Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung belum menunjukkan kehandalan dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat dan kepada  PPID Utama selaku Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Kehandalan pegawai belum ditunjukkan dengan pemberian pelayanan yang lebih menarik seperti penyediaan informasi dan data yang diumumkan dalam website harus ter-update secara berkala. Pelayanan tersebut juga belum ditunjukan dengan kehandalan pegawai PPID pembantu karena pegawai pemberi layanan tersebut belum diberikan pelatihan secara rutin, sehingga belum mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada pemohon informasi publik dan kepada  PPID Utama selaku Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) terkait dengan informasi dan data yang harus disampaikan secara berkala bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Kemampuan yang dimiliki pegawai atau anggota PPID pembantu didapatkan dari pelatihan-pelatihan terkait dengan tugas PPID pembantu yang pelaksanannya dilakukan oleh PPID utama selaku koodinator PPID Pembantu, selain itu pegawai pemberi layanan belum disertifikasi sehingga mereka dapat dikatakan bahwa mereka belum memiliki kemampuan dalam memberikan pelayanan publik, yang dalam hal ini pelayanan informasi publik kepada masyarakat dan kepada  PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Selain membahas masalah kemampuan, maka selanjutnya dapat dilakukan analisis terhadap pelayanan yang akurat dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung kepada  PPID Utama selaku Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Infromasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan Informasi. Pelayanan yang diberikan PPID pembantu kepada PPID Utama terkait dengan pelayanan informasi publik belum sepenuhnya akurat.

Artinya pelayanan yang diberikan belum tepat waktu sebagaimana yang diinginkan oleh PPID utama. Hasil tersebut menunjukkan bahwa PPID utama memerlukan pelayanan yang cepat dari PPID pembantu, namun mereka kurang memahami terkait dengan aturan dalam pemberian informasi, karena informasi memiliki klasifikasi, ada informasi setiap saat, ada informasi yang dikecualikan, ada informasi yang serta merta dan sebagainya yang tertuang dalam undang-undang keterbukaan informasi publik.

Keterlambatan waktu pelayanan penyampaian data dan informasi secara berkala sesuai dengan klasifikasinya yang telah diatur dalam undang-undang No.14 tahun 2018  tentang keterbukaan informasi publik yang harus disampaikan oleh PPID pembantu kepada  PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Jika data yang diinginkan oleh masyarakat melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) yang dikelola oleh PPID utama sudah tersedia (tidak dikecualikan) maka data tersebut langsung dapat diberikan. Jadi sebenarnya pelayanan yang diberikan PPID Utama kepada masyarakat sangat tergantung dari data dan informasi yang disampaikan oleh PPID Pembantu kepada PPID Utama secara berkala dan tepat waktu sesuai dengan klasifikasi informasi yang sudah tertuang dalam peraturan perundang-undangan.

Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) yang dikelola oleh PPID utama dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) utama akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau tidak, dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax ataupun jasa pos. sehingga pelayanan yang diberikan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) utama kepada masyarakat sangat tergantung dari data dan informasi yang disampaikan oleh PPID pembantu kepada PPID utama secara berkala dan tepat waktu sesuai dengan klasifikasi informasi yang sudah tertuang dalam peraturan perundang-undangan.

Berdasarkan hasil pembahasan secara keseluruhan yang terkait dengan reliability (kehandalan) maka dapat disimpulkan bahwa kemampuan pegawai PPID pembantu dalam memberikan pelayanan kepada PPID utama untuk membuat pelayanan menjadi menarik belum ditunjukkan, karena pegawai belum dibekali dengan pelatihan-pelatihan terkait dengan PPID dan mereka juga belum disertifikasi sehingga masalah kemampuan belum memadai, sedangkan keakuratan pelayanan juga belum ditunjukkan dengan memberikan pelayanan yang akurat berdasarkan klasifikasi atau kriteria data dan waktu yang telah diamanatkan dalam undang-undang keterbukaan informasi publik.

Responsiveness (Daya Tanggap), Responsiveness dalam pelayanan yang ditunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitungyang ditunjukkan melalui kemauan untuk membantu PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi dengan memberikan layanan yang cepat.

Kualitas pelayanan PPID Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitungyang dilihat dari daya tanggap pegawai PPID pembantu atau PPID pembantu itu sendiri melalui kemauan melayani PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasidan hal tersebut belum ditunjukkan, meskipun standar pelayanan melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang dikelola oleh PPID utama sudah terpenuhi, namun pegawai PPID pembantu maupun PPID pembantu itu sendiri belum termotivasi berkeinginan memberikan pelayanan kepada secara optimal kepada PPID utama. Hal tersebut merupakan salah satu aspek yang menunjukkan bahwa daya tanggap yang dimiliki PPID pembantu berserta pegawainya belum maksimal. Hal tersebut sesuai dengan yang dikatakan Parasuraman et al. dalam Lupiyoadi (2001:148) bahwa responsiveness merupakan kemauan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pelanggan dengan penyampaian informasi secara jelas.

Kemauan yang dimiliki Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pembantudi Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam memberikan data dan informasi publik secara berkala kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi, adalah keinginan untuk menciptakan pelayanan yang berkualitas yang dilakukan dengan cepat dan tanggap serta dilakukan dengan kejelasan sehingga dapat membantu PPID utama dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat dengan cepat melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID).

Selain masalah daya tanggap dalam hal kemauan untuk membantu PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi, maka selanjutnya dapat dilihat daya tanggap dalam hal pelayanan yang cepat yang dilakukan oleh PPID pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi belum terlihat.

Pelayanan yang diberikan PPID pembantu kepada PPID utama belum dilakukan sesuai standar. Artinya belum dilakukan berdasarkan aturan yang tertuang dalam undang-undang keterbukaan informasi publik, dan data yang disiapkan PPID pembantu kepada PPID utama tergantung dari kebutuhan informasi yang telah diamanatkan didalam peraturan perundang-undangan, karena tidak semua data dapat diberikan oleh PPID utama melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) kepada masyarakat yang membutuhkan informasi, mengingat banyak data rahasia yang dikecualikan yang harus di uji konsekuensikan dan data-data yang harus diolah terlebih dahulu sebelum diberikan kepada pemohon informasi yang dilakukan oleh PPID utama. Hal tersebut dilakukan karena merupakan bagian dari pada standar pelayanan PPID itu sendiri sebagaimana yang dituangkan dalam undang-undang.

Berdasarkan hasil pembahasan secara keseluruhan, maka disimpulkan bahwa responsiveness (daya tanggap) dalam anailsis ini belum ditunjukkan dengan adanya kemauan pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu itu sendiri untuk melayani PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Selain itu, pelayanan yang cepat yang dilakukan oleh PPID pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi.

  Assurance (Jaminan), Pelayanan yang berkualitas salah satunya dapat ditunjukkan oleh jaminan pelayanan yang diberikan, karena kebanyakan saat ini hal tersebut tidak dimiliki oleh jasa pemberi layanan sehingga dengan mudah membuat kepercayaan dari mereka yang diberi layanan menjadi berkurang. Adapaun yang dimaksud assurance (jaminan) dalam analisis ini adalah pelayanan yang ditunjukkan melalui pengetahuan dan standar pelayanan pegawai PPID Pembantu dan PPID Pembantu dengan kemampuan mereka yang dapat menimbulkan kepercayaan dan keyakinan kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Pegawai PPID dan PPID Pembantu masih perlu dibekali pengetahuannya tentang pelayanan informasi publik. Tambahan pengetahuan tersebut dilakukan melalui pemberian pelatihan-pelatihan kepada anggota ataupun pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu sendiri yang memberikan pelayanan data informasi publik kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

PPID utama yang berada di Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung belum maksimal memberikan tambahan pengetahuan kepada pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu itu sendiri dan mereka belum memiliki kualifikasi yang sesuai dengan bidangnya.

Selain memiliki kualifikasi yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi PPID pembantu, pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Keberadaan hal tersebut menjadi standar pelayanan yang harus dimiliki oleh PPID pembantu, karena keberadaannya dapat membantu dan mempermudah pelayanan informasi publik kepada PPID Utama selaku Pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Hal lain yang tidak kalah penting dalam memberi jaminan pelayanan adalah ketersedian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus diimplentasikan dalam memberikan pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID utama secara berkala. Standar operasional prosedur (SOP) yang belum jelas sehingga mengakibatkan pada pelayanan informasi dan data dari PPID pembantu kepada PPID Utama tidak maksimal. Belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) diinternal PPID pembantu dalam menghasilkan data dan informasi yang dikeluarkan oleh bidang dan sub bidang di masing-masing perangkat daerah. Kemudian belum ada juga Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Norma Standar Pedoman kriteria (NSPK) terhadap alur pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi. Sehingga hal tersebut mengakibatkan pelayanan informasi yang dilakukan oleh PPID utama melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) kepada pemohon informasi menjadi kurang optimal.

Pengetahuan yang dimiliki pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu sendiri belum terjamin. Artinya mereka belum memiliki pengetahuan yang dapat mendukung pelaksanaan pelayanan informasi publik terutama pelayanan data dan infromasi yang secara berkala harus disampikan kepada PPID utama, karena mereka belum dibekali dengan pelatihan-pelatihan yang ada kaitannya dengan PPID dan tentunya yang berkaitan dengan pelayanan informasi publik.

Selain membahas tentang jaminan atas pengetahuan pelayanan, maka selanjutnya dapat dilihat dari ketersedian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang belum seluruhnya tersedia dari yang sudah diamanatkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 tahun 2017.

Kemudian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tidak kalah pentingnya adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk internal PPID pembantu dan SOP alur Informasi dan data yang secara berkala harus disampaikan dari PPID Pembantu kepada PPID Utama yang mana amanat tersebut belum tertuang dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 tahun 2017. Sehingga hal tersebut diatas belum bisa memberi jaminan pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi secara maksimal.

Berdasarkan hasil pembahasan secara keseluruhan terkait dengan assurance (jaminan), maka disimpulkan bahwa jaminan atas pengetahuan pegawai PPID pembantu dan PPID pembantu sendiri belum ditunjukkan, karena mereka belum dibekali dengan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan pelayanan informasi publik. Sementara itu, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Norma Standar pedoman kriteria (NSPK) pada internal PPID pembantu serta terhadap alur pelayanan data dan informasi dari PPID pembantu kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Infromasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi belum tersedia.

Empathy (Empati), Empati yang dimaksud dalam analisis ini adalah pelayanan yang ditunjukkan oleh sikap peduli serta perhatian secara individu dari Pegawai PPID Pembantu atau PPID Pembantu sendiri kepada PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID), melalui Ruang Pelayanan Infromasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Pegawai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung belum menunjukkan sikap peduli kepada mereka yang dilayani, yang dalam hal ini PPID Utama selaku Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi.

Kurang Kepedulian yang ditunjukkan tersebut membuktikan bahwa rasa empati yang dimiliki pegawai sangat rendah dan hal tersebut tentunya sangat berpengaruh dalam pemberian pelayanan informasi publik kepada PPID Utama dari PPID pembantu dalam menyampaikan informasi secara berkala kepada PPID utama.

Keberadaan sikap yang kurang peduli terhadap PPID Utamas elaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) bagi masyarakat yang membutuhkan informasi yang ditunjukkan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

Maka perlu peningkatan empati dari PPID pembantu kepada PPID Utama dalam memberikan pelayanan penyampaian informasi yang secara berkala kepada PPID Utama, karena hal tersebut dapat mendorong kemauan pemohon informasi untuk mau datang kembali untuk dilayani, karena mereka mendapatkan kesan yang positif dari pelayanan informasi yang optimal yang diberikan oleh PPID Utama selaku pengelola Layanan Informasi Dokumentasi (PLID) melalui Ruang pelayanan Infromasi dan dokumentasi (RPID).

Berdasarkan hasil pembahasan yang dilakukan, maka disimpulkan bahwa empati (empathy) dalam analisis ini belum ditunjukkan oleh pegawai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Hal itu dapat dilihat dari masih rendahnya data dan informasi sesuai dengan klasifikasi informasi yang tertuang dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008 yang disampaikan oleh PPID Pembantu kepada PPID Utama secara berkala minimal 6 bulan sekali.

 

 

 

 

 

 

 

Penulis: 
Fajrina Andini (Pranata Humas Terampil Mahir)
Sumber: 
Humas dan Protokol